En la actualidad las compañías además de implementar la mejora continua en todos sus procesos en el día a día, también  es necesario que se busque la agilidad de respuesta en sus procesos tanto para sus clientes internos y externos.

Esto supone un reto en especial en las empresas que cuentan con sistemas de gestión como ISO, donde en muchas de las compañías se ha mal interpretado los estándares como documentos inflexibles, rígidos y que no se deben de cambiar con el tiempo. Esta concepción de estándares escritos en piedra tiene que cambiar a un modelo de estándares como documentos vivos para eso les presentamos la “Analogía del Ancla” propuesta en 2007 por el

Dr. Manuel Suarez Barraza

Como podemos observar en su modelo se divide en tres partes:

Standards: Esta zona es la base de la compañía aquí se incluyen los cimientos de todos los procedimientos, manuales y procesos repetitivos que hacen que la compañía funcione, esta es la parte que tiene que ser mas robusta de la compañía pero no esta exenta de mejora continua

Routines: Esta zona es similar a la zona de estándares pero no son actividades repetitivas, aquí se sitúan las actividades que implican procesos entre diferentes áreas de la empresa, aquí es la zona donde mas proyectos de mejora continua e innovación nacen en las empresas, aquí es donde se pueden aplicar metodologías como Kaizen o Lean Six Sigma, es una zona sujeta a cambios conforme la organización necesite optimizar sus procesos.

Non Routines: Esta es la zona de mas cambios en una organización aquí tenemos que aplicar la experimentación, la observación y la practica en el día a día de los procesos para ver que tan efectivos son con los miembros de la organización y con la respuesta así como nivel de satisfacción de nuestros clientes.

Aquí el autor nos invita a desarrollar a todos los miembros de la organización mediante el coaching, entrenamiento para encontrar siempre una mejor manera de realizar las cosas, aquí es una zona de mucha retroalimentación de nuestra organización y por tanto es la zona que mas tenemos que estar escuchando al cliente para ser mas agiles en la respuesta.

Este modelo se basa en un estudio que el autor realizo analizando el sistema de producción de Toyota (TPS) donde el mismo colaboro, y se dieron cuenta que incluso en las organizaciones que tienen un alto nivel de estandarización como lo es Toyota también existen partes de sus procesos que son flexibles que le permiten a la organización aprender y ser mas agiles para implementar los cambios de mejora en sus procedimientos incluso rutinarios.

Este es un ejemplo claro de como la estandarización para nada esta peleada con la agilidad y mejora continua, incluso en empresas de gran tamaño con procesos estandarizados en sus sedes de todo el mundo.

Escrito por: 

LSSMBB Felipe Contreras | Business Process Excellence

Referencias: